Word怎么批量发送邮件？邮件合并操作步骤？

来源：AI 　2026-10-31 09:32:28

用Word批量发邮件？邮件合并操作超简单，职场效率翻倍

在职场和学习中，我们常遇到要给多人发内容相似的邮件的情况：比如HR给候选人发面试通知、老师给学生发成绩提醒、商家给客户发活动告知。逐封复制粘贴不仅耗时，还容易出错。其实用Word的“邮件合并”功能，就能一键批量发邮件，既高效又专业。

先理清：邮件合并的核心逻辑

很多人觉得邮件合并复杂，其实核心逻辑很简单：先准备好“个性化信息库”（比如所有收件人的姓名、邮箱、专属内容），再用Word写好“通用邮件模板”，最后把两者关联，就能自动生成每封专属邮件，还能直接批量发送到对方邮箱。整个过程只需要5步，新手也能快速上手。

邮件合并操作的具体步骤

第一步：准备收件人信息。打开Excel，把收件人的姓名、邮箱、专属内容（比如面试时间、成绩分数）整理成表格，每列对应一个信息类别（比如A列姓名、B列邮箱、C列面试时间），第一行写清楚类别名称，保存好Excel文件。第二步：新建邮件模板。打开Word，写好邮件的通用内容，比如面试通知的开头、结尾，需要个性化替换的地方先留空。第三步：关联Excel信息库。点击Word顶部菜单栏的【邮件】，选择【选择收件人】→【使用现有列表】，找到刚才保存的Excel文件，选中对应的工作表，点击确定。第四步：插入个性化内容。把光标放在Word模板里需要替换的位置，点击【邮件】菜单下的【插入合并域】，选择对应的类别（比如要插入姓名就选“姓名”，插入邮箱就选“邮箱”），重复操作把所有个性化位置替换完成。第五步：批量发送邮件。点击【邮件】菜单里的【完成并合并】→【发送电子邮件】，在弹出的窗口里，“收件人”选Excel里的邮箱列，“主题行”输入邮件主题，点击确定，Word就会自动把每封个性化邮件发送到对应收件人邮箱。